Si usted lleva el cumplimiento de una afianzadora o una aseguradora, ya tiene programa: manual aprobado, oficial designado, matriz de riesgo y reportes a la IVE. Las entidades sujetas a supervisión figuran entre las Personas Obligadas desde antes del Decreto 15-2026, así que esto no es una entrada nueva al régimen.
Por eso el decreto no le cambia tanto qué hacer. Le cambia por cuánto tiempo tiene que poder demostrarlo, y con qué pruebas.
El plazo salta de cinco a quince años
El Art. 34 fija cinco años de conservación. Para las Personas Obligadas sujetas a supervisión —Art. 3, literales a y b— se añaden diez años digitales: quince en total. La clasificación del régimen que le corresponde a su entidad la confirma su asesor, no un proveedor.
En fianzas el plazo pesa más que en otros rubros, porque el reclamo puede llegar mucho después de emitida la fianza. El expediente tiene que sobrevivir a la vigencia de la póliza y todavía al plazo legal que corre después.
Vale la pena revisar contra qué número está calibrada hoy su política de retención. La mayoría de las políticas, servidores de archivos y gestores documentales de la plaza se diseñaron para cinco años.
Las siete exigencias del Art. 34
El artículo no pide guardar: pide poder demostrar. Estas son las siete exigencias y lo que en la práctica se le va a pedir mostrar de cada una.
| Exigencia | Qué se le va a pedir demostrar |
|---|---|
| Integridad | Que el documento no cambió desde que entró — con una huella comprobable, no con una afirmación. |
| Inalterabilidad | Que nadie pudo alterarlo dentro de su plazo, tampoco desde adentro de la organización. |
| Legibilidad y reproducción | Que se puede abrir y reproducir sin herramientas propietarias. |
| Conservación por plazo | Que cada documento tiene fijada su fecha de retención según el régimen aplicable. |
| Localización y recuperación | Que puede encontrarlo y recuperarlo dentro del plazo que le den. |
| Trazabilidad de accesos | Quién consultó qué y cuándo — no solo quién lo modificó. |
| Reconstrucción del expediente | Que puede rearmar el expediente completo del alcance que le pidan. |
Las tres brechas que un gestor documental no cierra solo
Trazabilidad de accesos: los sistemas de gestión documental registran cambios, no consultas. Es la exigencia que casi nadie tiene resuelta hoy, y con información financiera del fiado de por medio, ese registro también protege al propio oficial de cumplimiento.
Inalterabilidad: en un servidor propio, quien lo administra puede sobrescribir — y el historial de versiones lo administra la misma persona. Para que sirva como prueba, la inmutabilidad tiene que ser una propiedad del almacén, no una política interna.
Reconstrucción: hoy el expediente se arma a mano desde el sistema central, el servidor compartido, el correo y una hoja de cálculo, con el riesgo de que falte una pieza y nadie lo note hasta que lo señalen.
La obligación llega antes que el instructivo
El decreto se publicó el 17 de junio de 2026 y su vigencia inicia tres meses después. La vigencia de la Ley inicia tres meses después de su publicación; confirme la fecha exacta con su asesor.
La Superintendencia de Bancos confirmó por escrito (Oficio 12419-2026, del 14 de julio de 2026, en respuesta a una solicitud de acceso a la información) que el Reglamento se encuentra en elaboración dentro del plazo legal, y que los procedimientos y plazos de reportería los definirá esa reglamentación.
La consecuencia práctica: el canal y el formato de reporte todavía no existen, así que hoy nadie puede ofrecerle reportería integrada con la IVE. La conservación y la trazabilidad, en cambio, ya son exigibles — y son justamente lo que se puede adelantar sin esperar al reglamento.
Lo que Observia no hace
Ante un comprador regulado conviene delimitar el alcance antes de que lo pregunte la auditoría:
- No coteja listas de sanciones ni PEP.
- No monitorea transacciones.
- No verifica identidad.
- No descubre beneficiario final en registros públicos.
- No presta asesoría legal.
- No transmite presentaciones a la IVE: la presentación la hace usted, y lo que queda es la constancia de qué presentó y cuándo.