Coordine expedientes, pendientes y revisiones en un solo lugar.
El problema no es guardar documentos: es saber quién tenía que hacer qué, qué se decidió y con qué respaldo. Cuando el cumplimiento se reparte entre tres personas y dos carpetas compartidas, la respuesta a «¿quién aprobó esto?» depende de la memoria de alguien.
El recorrido
Tres momentos, y en cada uno queda constancia de quién hizo qué.
Reparta el trabajo por rol, no por confianza
Tres roles con permisos comprobados en el servidor en todas las rutas que tocan datos. El permiso no se comprueba en la pantalla: se comprueba donde no se puede esquivar.
Separe quien carga de quien aprueba
Es una regla del sistema, no una política escrita: quien subió la evidencia no puede aprobarla. El intento se bloquea y queda asentado con su motivo.
Siga el alta por sus estados
El flujo de alta de clientes tiene estados y transiciones definidas, con un tiempo esperado por paso.
El resultado
El estado de cada control y de cada obligación, sin abrir una carpeta — y el expediente exportable cuando haga falta demostrarlo.
Matriz de riesgo
Paquete de auditoría
Alcance y límites
Lo que hay es segregación de funciones y permisos por rol.
Tres roles con permisos comprobados en el servidor en todas las rutas que tocan datos.
Lo que todavía no hay:
- — Asignar nominalmente un revisor a una tarea
- — Bandeja global de pendientes del equipo
- — Escalamiento automático cuando se vence un plazo
- — Aprobación en dos niveles
- — Cierre de caso con motivo
Lo decimos aquí y no en una nota al pie porque si usted está evaluando esto para coordinar un equipo, es exactamente lo que necesita saber antes de decidir.
Pida una demostración
Capacidad por número de personas en la cuenta y acompañamiento de implementación, según el catálogo aprobado. Pida una demostración con su operación sobre la mesa.
Preguntas frecuentes
¿Pueden ver mis datos otros clientes de Observia?
No. El aislamiento es a nivel de base de datos y hay pruebas automatizadas que lo comprueban contra producción, verificando además que usted sí ve lo suyo — un aislamiento que devuelve vacío para todos no probaría nada.
¿Queda registro de quién consultó un documento?
La plataforma mantiene un registro cronológico de las acciones relevantes de la cuenta, que usted puede exportar completo en cualquier momento.
¿Qué pasa si alguien de mi equipo borra evidencia?
La evidencia se conserva con bloqueo de objetos: sus usuarios no pueden alterarla ni borrarla dentro del plazo. Nosotros conservamos la capacidad técnica de suprimirla para administrar el servicio, y el contrato dice en qué supuestos.
¿Esto reemplaza a mi oficial de cumplimiento?
No. Le da el estado, el rastro y la evidencia; las decisiones siguen siendo suyas.