Política de privacidad

Dos papeles distintos, y conviene no confundirlos

La plataforma se usa para que una organización cumpla sus propias obligaciones de prevención. Esa organización decide qué información carga y para qué: es la responsable del tratamiento.

Santolina, S.A. actúa como encargado técnico: trata esa información únicamente para prestar el servicio y conforme a lo pactado con el cliente, sin usarla para fines propios.

Consecuencia práctica: si usted es cliente de una organización que usa Observia y quiere acceder, corregir o eliminar sus datos, la solicitud se dirige a esa organización, que es quien decide sobre ellos. Si nos llega a nosotros, la trasladamos.

Qué información tratamos

• Datos de la cuenta y de los usuarios: nombre, correo electrónico, rol asignado y registro de ingresos.
• Información que el cliente carga en su expediente de cumplimiento: identificación de sus propios clientes, documentos de respaldo y los datos que él decide registrar.
• Registro de auditoría: qué acción se hizo, quién la hizo y cuándo, incluidas las consultas de lectura de un documento.
• Datos técnicos necesarios para operar y para dejar constancia: dirección IP y navegador en el momento de aceptar los Términos o de cargar evidencia.
• Datos de contacto de quien solicita una demostración, un diagnóstico, información para firmas o una prueba desde el sitio público. Para el aviso del reglamento solo pedimos su correo, sin crear una cuenta.

Para qué la tratamos

• Prestar el servicio contratado y sostener sus funciones de conservación, integridad y trazabilidad.
• Autenticar usuarios y controlar accesos.
• Enviar correo transaccional del servicio: invitaciones, restablecimiento de contraseña, avisos de vencimiento.
• Atender solicitudes de soporte.
• Dar seguimiento comercial cuando la persona lo solicitó desde el sitio.
• Utilizar el correo facilitado en «Avíseme cuando se publique el reglamento» exclusivamente para ese aviso; puede pedir que se retire escribiendo al correo de contacto indicado aquí.
• Producir estadística agregada y anonimizada para mejorar el servicio, que por definición no identifica al cliente ni a sus clientes.

Medición agregada del sitio comercial

Medimos vistas de las páginas comerciales, clics en las acciones principales, tests orientativos completados, registros y solicitudes de demostración recibidas para evaluar el sitio. Usamos un sistema propio alojado en nuestra infraestructura, no un proveedor externo de analítica.

Solo guardamos contadores por día, categoría de página y tipo de acción, durante un máximo de 90 días. No guardamos eventos individuales, direcciones IP, correo, identidad de usuario o cuenta, parámetros de URL, procedencia de navegación ni datos de expedientes en estos contadores. No usamos cookies, almacenamiento del navegador, huellas digitales ni identificadores para unir visitas entre sí.

La medición se limita al sitio comercial: no rastrea la navegación dentro de las cuentas ni mide individualmente la activación del producto. Respetamos las señales Do Not Track y Global Privacy Control del navegador. Los registros técnicos y de seguridad necesarios para operar el servicio son independientes de estos contadores.

Dónde se aloja

La infraestructura principal del servicio se aloja en centros de datos situados en los Estados Unidos de América, y el uso de la plataforma implica ese tratamiento transfronterizo.

Trabajamos con subproveedores en dos categorías: alojamiento e infraestructura en la nube, y envío de correo transaccional. Mantenemos con ellos condiciones de seguridad y confidencialidad consistentes con nuestros Términos. La identificación de cada uno está a disposición del cliente y los cambios relevantes se le comunican.

Por cuánto tiempo

Mientras el contrato esté vigente, la evidencia se conserva bajo bloqueo de objetos por el plazo de retención que corresponda al régimen configurado en la cuenta.

Al terminar el contrato hay un plazo de sesenta (60) días para descargar el export completo. Vencido ese plazo, la eliminación es definitiva e irreversible, y no podemos reconstituir la información ni emitir constancia sobre ella.

La obligación legal de conservar del cliente subsiste con independencia del contrato, así que la descarga dentro de esa ventana es su responsabilidad. Existe un servicio opcional de custodia posterior a la terminación; se cotiza aparte.

En la prueba gratuita, el plazo de descarga posterior al vencimiento es de treinta (30) días.

Con quién se comparte

No vendemos información ni la cedemos para publicidad de terceros. Solo se comparte con los subproveedores necesarios para operar el servicio, y cuando una autoridad competente lo requiera conforme a la ley.

Si recibimos un requerimiento de autoridad sobre información de un cliente, lo cumplimos en sus términos y, salvo prohibición legal, se lo notificamos sin demora para que pueda ejercer sus defensas.

Cómo la protegemos

• Aislamiento lógico por cliente a nivel de base de datos.
• Cifrado de toda comunicación con la plataforma.
• Autenticación individual por usuario, sesiones con expiración y protección contra intentos automatizados de acceso.
• Sellado de cada documento con su huella digital al cargarlo, y verificación de integridad comprobable por un tercero.
• Registro de cada consulta de lectura de un documento de evidencia.
• Respaldo diario de la base de datos y de la evidencia, con procedimientos de restauración probados periódicamente.

Sus derechos

Puede solicitarnos acceso a la información que tratamos sobre usted, su corrección si es inexacta, y su eliminación cuando no exista un deber legal o contractual de conservarla.

Dos límites honestos: la evidencia bajo bloqueo de objetos no se puede alterar ni suprimir dentro de su plazo de retención —esa inmutabilidad es lo que le da valor probatorio—, y cuando la información pertenece al expediente de un cliente nuestro, la decisión sobre ella es de ese cliente y no nuestra.

Cómo ejercerlos, y a quién escribir

Escriba a soporte@datascan.app identificando su solicitud. Respondemos por el mismo medio.

Si nos notifican un incidente de seguridad que afecte de forma significativa la confidencialidad o integridad de la información de un cliente, se lo comunicamos sin demora injustificada, con lo que se sepa del alcance y las medidas adoptadas.

Cambios a esta política

Si la modificamos, actualizamos la fecha del encabezado. Los cambios relevantes para clientes con contrato vigente se comunican conforme a los Términos.