Manual de uso
Manual de uso para casa de empeño
Régimen general del Decreto 15-2026 — Art. 3 lit. b): el programa completo, obligación por obligación.
Contenido
- ·¿Esto me aplica?
- ·Su régimen es el general — y conviene saber por qué
- 1Inscripción ante la IVEArt. 5
- 2Administración del riesgoArts. 8 a 11
- 3El Manual de PrevenciónArt. 12
- 4Oficial de cumplimientoArts. 16 y 18
- 5Debida diligencia del clienteArts. 21 a 24
- 6Prohibición de relaciones con bancos pantallaArt. 40
- 7Monitoreo y examen de operaciones inusualesArts. 28 y 29
- 8Reporte de transacciones sospechosas (RTS)Art. 30
- 9Efectivo desde US$ 10,000Art. 31
- 10Revisión anual del programaArt. 15
- 11Conservación de la informaciónArt. 34
Qué es y qué no es este documento
Es una guía operativa para usar Observia, con las citas del decreto que sustentan cada paso. No es asesoría legal y no determina si el régimen le corresponde: esa determinación es de su asesor. Donde el decreto deja una pregunta abierta, el manual la deja abierta y la señala.
Fuente de todas las citas: Decreto 15-2026 — Diario de Centro América No. 92, 17 de junio de 2026. El reglamento de la Ley aún no se ha emitido; los formatos y canales de presentación son información reservada hasta entonces.
11 de los 11 capítulos numerados corresponden a una obligación del decreto. El manual es largo porque el régimen general lo es: a un profesional universitario el decreto le pide cuatro cosas; a usted, el programa completo.
Antes de empezar
¿Esto me aplica?
El decreto la enumera en tres palabras, pero la ubica en la literal b) —entre quienes realizan actividades de carácter financiero— y esa ubicación le agrega obligaciones.
- «Las casas de empeño», sin condiciones ni umbrales: la actividad alcanza por sí sola.
- Está en la literal b) del Art. 3, la de quienes realizan actividades de carácter financiero sin estar bajo vigilancia de la Superintendencia de Bancos.
- Esa ubicación importa más de lo que parece: dos artículos del decreto —el 34 y el 40— se limitan expresamente a las literales a) y b), así que a usted le alcanzan y a una inmobiliaria o un comercio de vehículos no.
- Inscribirse no es lo que crea la obligación, y no inscribirse no la elimina.
Lo que dice la ley, textual
Las personas que, sin estar sujetas a la vigilancia e inspección de la Superintendencia de Bancos, realizan actividades de carácter financiero, de conformidad con lo establecido en los incisos siguientes:
Las casas de empeño.
El hecho de que una Persona Obligada no cumpla con la obligación de la inscripción, no la exime del cumplimiento de las obligaciones que le corresponden, de conformidad con la presente Ley, su reglamentación y demás disposiciones legales aplicables.
En Observia: Asistente de arranque → paso «Actividades»
Qué queda de constancia
- La actividad declarada queda registrada con fecha y es la que determina qué le pide el sistema.
Antes de empezar
Su régimen es el general — y conviene saber por qué
Va a oír hablar del Art. 42, que reduce todo a cuatro obligaciones. Ese artículo no es suyo: aplica a los numerales 2 y 3 del Art. 3 lit. c), y la actividad inmobiliaria es el numeral 1.
- A un abogado o un contador el decreto les pide cuatro cosas. A usted le pide el programa completo, y no es un tecnicismo: es la diferencia entre diez capítulos y cuatro.
- Lo que sí le concede el articulado, y conviene leerlo: casi todo es «proporcional a la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades». Una inmobiliaria de tres personas no necesita el programa de un banco.
- Y donde el decreto dice «órgano de dirección superior» agrega «o quien haga sus veces» — si no hay junta directiva, es quien de hecho dirige.
Lo que sí le corresponde y a un profesional del Art. 42 no
- Un Manual de Prevención aprobado por el órgano de dirección superior o quien haga sus veces
- Oficial de cumplimiento titular y suplente, único enlace con la IVE
- Identificación, evaluación y mitigación del riesgo, documentadas
- Debida diligencia del cliente completa, con tramos según el riesgo
- Monitoreo de todas las transacciones y reporte de las sospechosas
- Revisión anual del cumplimiento y efectividad del programa
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas comprendidas en la literal c), numerales 2 y 3 del artículo 3 de la presente Ley, debido a la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades, estarán sujetas únicamente a las obligaciones que se detallan a continuación, su observancia delimita los requisitos de administración de riesgos aplicables a estos conforme a sus actividades:
En Observia: Panel principal — en modo experto muestra el programa completo
Qué queda de constancia
- El panel le lleva el estado de cada control del programa y le dice cuál está respaldado con evidencia y cuál no.
Nota — Que el régimen general le corresponda no lo determina Observia: depende de las actividades que realice y lo confirma su asesor.
Capítulo 1
Inscripción ante la IVE
El primer paso, y el que no exime de los demás si no se hace.
- La forma y el plazo los define la reglamentación de la Ley, que a esta fecha no se ha emitido.
- Mientras eso ocurra, lo que sí se puede hacer es tener lista y fechada la información que la inscripción va a pedir.
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas deberán inscribirse ante la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia de Verificación Especial (IVE), proporcionando para el efecto la información y cumpliendo los requisitos en la forma y plazo establecidos en la reglamentación y demás disposiciones que para el efecto emita dicha Intendencia.
En Observia: Presentaciones IVE → «Registrar presentación» → tipo «Registro de Persona Obligada»
Qué queda de constancia
- Queda la fecha de la presentación, quién la hizo y el acuse que usted adjunte.
Nota — Observia no transmite nada a la IVE ni conoce el formulario oficial: los formatos y canales son información reservada hasta que se emita el reglamento.
Capítulo 2
Administración del riesgo
Acá sí le toca la matriz — y el decreto le dice con qué factores armarla, así que no es una plantilla libre.
- El Art. 9 fija los cuatro factores mínimos: base de clientes, ubicación geográfica, canales de distribución y los bienes, productos o servicios que ofrece.
- La evaluación es periódica y tiene dos niveles: una autoevaluación del negocio en su conjunto y una evaluación por cada relación con cliente.
- Hay que considerar las evaluaciones nacionales o sectoriales de riesgo que la IVE comunique.
- Y el proceso completo tiene que estar documentado y aprobado por el órgano de dirección superior o quien haga sus veces.
Los cuatro factores mínimos del Art. 9
- Base de clientes
- Ubicación geográfica
- Canales de distribución
- Bienes, productos o servicios ofrecidos
Lo que dice la ley, textual
El proceso de administración del Riesgo LD/FT/FPADM, que lleven a cabo las Personas Obligadas, deberá ser proporcional con la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades. Dicho proceso y sus actualizaciones deberán ser conocidos y aprobados por el órgano de dirección superior de la Persona Obligada o quien haga sus veces, así como estar debidamente documentado.
Las Personas Obligadas deben identificar el Riesgo LD/FT/FPADM al que están expuestas por sus actividades y modelo de negocios, definiendo una metodología que les permita establecer sus factores de riesgo, considerando como mínimo lo relativo a la base de clientes, la ubicación geográfica, los canales de distribución y los bienes, productos o servicios ofrecidos e identificar las variables y eventos de riesgo, en cada uno de los factores establecidos.
Las Personas Obligadas deberán evaluar periódicamente cómo el Riesgo LD/FT/FPADM identificado les puede afectar, a través de una autoevaluación sobre el negocio en su conjunto y las evaluaciones de riesgo particulares de la relación comercial con sus clientes.
En Observia: Matriz de riesgo — con la metodología GAFILAT que usa GERILAFT App
Qué queda de constancia
- Cada evento de riesgo queda con su control asociado y con la constancia de si ese control está respaldado con evidencia o solo declarado.
- La aprobación y sus actualizaciones quedan fechadas, que es lo que el Art. 8 pide documentar.
Capítulo 3
El Manual de Prevención
El documento donde consta el programa. El decreto enumera su contenido mínimo, así que no es un texto libre.
- «Acorde con la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades»: el tamaño del manual se ajusta al tamaño del negocio.
- La capacitación no es un capítulo aparte del decreto: es la literal b) del contenido mínimo de este manual, y exige verificar que el personal adquirió las competencias, no solo que asistió.
- Lo aprueba el órgano de dirección superior o quien haga sus veces, y cada modificación también.
Contenido mínimo, literales a) a e) del Art. 12
- Estándares de selección y contratación de personal, que aseguren su integridad e idoneidad y que no figuren en las listas del Consejo de Seguridad de la ONU
- Un plan continuo de capacitación para el personal, con mecanismos que verifiquen que adquirieron las competencias de su puesto
- La debida diligencia del cliente, el monitoreo de todas las transacciones y la detección de alertas para identificar y analizar transacciones inusuales y sospechosas
- Las demás políticas, procedimientos, controles y sistemas que la Ley y su reglamentación exijan
- Las que la propia Persona Obligada considere necesarias
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas, acorde con la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades, deben establecer programas que contengan políticas, procedimientos, controles y sistemas de información que les permitan realizar permanentemente una adecuada administración del Riesgo LD/FT/FPADM, que deberán constar en un manual, que en adelante se denominará Manual de Prevención LD/FT/FPADM.
El Manual de Prevención LD/FT/FPDAM y sus respectivas modificaciones y actualizaciones, deben ser aprobadas por el órgano de dirección superior de la Persona Obligada o quien haga sus veces.
En Observia: Formatos → módulo «Gobierno del programa»
Qué queda de constancia
- El manual se genera desde la biblioteca de formatos con la estructura del Art. 12, y queda la constancia de quién lo aprobó y cuándo.
Capítulo 4
Oficial de cumplimiento
Titular y suplente, y es el único enlace con la IVE. Acá está la diferencia más visible con el régimen de profesionales.
- Se nombran los dos a la vez: el titular y el suplente que funge en su ausencia temporal.
- El oficial debe tener independencia, autonomía y recursos suficientes. En un negocio pequeño eso se traduce en que no puede ser alguien sin capacidad de decidir.
- Es el único canal hacia la IVE: los reportes salen por él, no por cualquier empleado.
- El Art. 18 abre una salida, pero solo para personas individuales y comerciantes individuales: pueden llevar la función en persona sin designar titular ni suplente. Una inmobiliaria constituida como sociedad NO entra por ahí.
Lo que dice la ley, textual
El oficial de cumplimiento es el funcionario o ejecutivo de alta gerencia o de similar naturaleza, encargado de vigilar el cumplimiento de los Programas de Prevención LD/FT/FPADM adoptados por la Persona Obligada… El oficial de cumplimiento será el único enlace entre la Persona Obligada y la Superintendencia de Bancos a través de la IVE.
El oficial de cumplimiento deberá ser nombrado por el órgano de dirección superior de la Persona Obligada o quien haga sus veces, junto con el nombramiento de su suplente, quien fungirá en caso de ausencia temporal del titular. El oficial de cumplimiento debe contar con independencia, autonomía y suficientes recursos materiales, tecnológicos y personal idóneo, para garantizar la efectividad en el cumplimiento de sus funciones.
Las personas individuales o comerciantes individuales que tengan la calidad de Personas Obligadas, podrán llevar a cabo las funciones del oficial de cumplimiento en forma personal, sin necesidad de designar un oficial de cumplimiento titular o suplente, siempre y cuando cumplan con las condiciones reglamentarias definidas, en función a la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades.
En Observia: Ajustes → «Perfil de la entidad» → oficial de cumplimiento
Qué queda de constancia
- El nombramiento del titular y del suplente queda con su fecha y su respaldo documental.
- Observia registra qué presentaciones salieron por el oficial, que es lo que sostiene que se respetó el canal único del Art. 16.
Nota — Si su inmobiliaria opera como comerciante individual, el Art. 18 le permitiría llevar la función en persona «siempre y cuando cumpla con las condiciones reglamentarias definidas» — y ese reglamento aún no existe. Confírmelo con su asesor antes de decidir no designar suplente.
Capítulo 5
Debida diligencia del cliente
Cinco medidas, seis momentos que la disparan y tres intensidades según el riesgo. Es el capítulo más operativo del manual.
- La DDC es una sola obligación con intensidad variable: simplificada cuando el riesgo es menor, ordinaria, e intensificada cuando es alto.
- La simplificada tiene dos frenos: no se usa ante una transacción inusual, y se abandona en cuanto aparece riesgo alto.
- La intensificada se dispara por riesgo alto, por contraparte de un país que el GAFI considera de alto riesgo, o por lo que la IVE comunique.
- Los clientes de riesgo alto se revisan al menos una vez al año; para los demás niveles, usted define la periodicidad razonable.
- La verificación va al inicio de la relación; solo en casos justificados puede completarse después, y nunca más de tres meses.
- Y si no puede aplicar la DDC, el decreto no le deja seguir: hay que abstenerse, o poner fin a la relación y examinar si procede un reporte.
Las cinco medidas del Art. 21
- Identificar y verificar la información sobre los clientes y quienes actúan en nombre de estos y en qué calidad actúan, con documentos, datos e información confiable de fuentes independientes
- Identificar al beneficiario final del cliente y tomar medidas razonables para verificar su identidad
- Obtener la información necesaria para comprender el propósito de la relación de negocios
- Establecer el perfil del cliente y asignarle un nivel de riesgo
- Efectuar seguimiento continuo durante la relación de negocios, examinando las transacciones para asegurarse de que sean consistentes con el perfil del cliente, el nivel de riesgo asignado, el origen de los fondos y los parámetros de normalidad del sector
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas implementarán las medidas de debida diligencia del cliente previstas en el artículo anterior, debiendo determinar el alcance de su ejecución, basado en el nivel de Riesgo LD/FT/FPADM asignado. En todos los casos, las Personas Obligadas deberán estar en condiciones de demostrar a las autoridades competentes, que las medidas adoptadas tienen un alcance adecuado en relación con el Riesgo LD/FT/FPADM asignado.
Las Personas Obligadas podrán ejecutar las medidas de debida diligencia simplificadas del cliente, cuando identifiquen y verifiquen previamente que el tipo de cliente, producto, servicio o transacción, representan un riesgo menor, conforme a la evaluación del Riesgo LD/FT/FPADM documentada. Las Personas Obligadas no ejecutarán medidas de debida diligencia del cliente en forma simplificada, cuando se trate de una transacción inusual o dejarán de ejecutarlas cuando se identifique un nivel de Riesgo LD/FT/FPADM alto.
Las Personas Obligadas deberán ejecutar las medidas de debida diligencia del cliente con mayor rigurosidad y minuciosidad, cuando: i) se identifiquen riesgos altos en un tipo de cliente, producto, servicio o transacción, conforme a la evaluación del Riesgo LD/FT/FPADM documentada; ii) cuando se establezcan relaciones de negocios o realicen transacciones con personas de países o jurisdicciones extranjeras consideradas de alto riesgo por el Grupo de Acción Financiera (GAFI)… o, iii) en las situaciones que pueda definir y comunicar la Superintendencia de Bancos a través de la Intendencia de Verificación Especial.
Las Personas Obligadas deberán definir e implementar políticas que les permitan la revisión y actualización periódica de los datos e información existente sobre sus clientes con un nivel de Riesgo LD/FT/FPADM alto, por lo menos una vez al año. Respecto de los clientes que se encuentren en otros niveles de riesgo, las Personas Obligadas determinarán la periodicidad razonable de dicha revisión y actualización.
Cómo se hace
Pedí el DPI del cliente.
Se conserva: Copia del DPI.
Registrá cada operación (empeño/venta) con sus datos.
Se conserva: El registro de operaciones.
Documentá las operaciones que se salen de lo normal.
Se conserva: La revisión de la operación inusual.
En Observia: Clientes → «Nuevo cliente», y un caso por cada operación
Qué queda de constancia
- Cada dato y cada documento queda con su fecha, su autor y su huella digital.
- El tramo de diligencia aplicado queda registrado junto al nivel de riesgo que lo justificó — que es lo que el Art. 22 le pide poder demostrar.
Nota — Los umbrales por encima de los cuales se dispara la DDC los fija la reglamentación por actividad, y aún no se emite.
Capítulo 6
Prohibición de relaciones con bancos pantalla
Esta obligación no la tiene una inmobiliaria ni un comercio de vehículos: el artículo se limita a las literales a) y b) del Art. 3, y usted está en la b).
- No puede abrir ni mantener cuentas a favor de bancos pantalla, ni establecer relaciones de negocios o realizar transacciones con ellos.
- Y hay un deber activo antes de contratar: si la contraparte es una persona jurídica o estructura jurídica constituida bajo las leyes de otro país, debe ejecutar medidas razonables para determinar que no sea un banco pantalla.
- «Medidas razonables» no es «ninguna medida»: el punto es poder mostrar qué verificó y con qué fuente.
- Aplica antes de iniciar la relación y también para darle continuidad, así que no se agota en el alta.
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas a las que se refiere las literales a) y b) del artículo 3 de la presente Ley, no podrán abrir o mantener cuentas a favor de bancos pantalla, ni establecer relaciones de negocios con los mismos o llevar a cabo transacciones con estos.
Las Personas Obligadas a las que se refiere el párrafo anterior, antes de iniciar o para dar continuidad a relaciones de negocios con personas jurídicas o estructuras jurídicas constituidas de conformidad con las leyes de otro país o jurisdicción, deberán ejecutar medidas razonables a efecto de determinar que las mismas no sean un banco pantalla.
En Observia: Caso → cliente extranjero → «Verificación de contraparte»
Qué queda de constancia
- La verificación queda con su fecha, su fuente y su conclusión, que es lo que permite sostener después que las medidas fueron razonables.
Nota — El decreto define banco pantalla en el propio Art. 40 —el que no tiene presencia física en el país donde se constituyó u obtuvo licencia y no forma parte de un grupo financiero sujeto a supervisión consolidada—. Si su contraparte cae en esa definición es una determinación de su asesor.
Capítulo 7
Monitoreo y examen de operaciones inusuales
Monitorear todas, examinar las que se salen, y dejar constancia del examen.
- El monitoreo es de todas las transacciones, con alertas en función del riesgo, y adecuado al volumen del negocio.
- «Inusual» tiene definición legal: lo que por monto, características o frecuencia no se ajusta al perfil del cliente sin justificación económica o legal razonable.
- Identificada una inusual —concluida o no— hay que examinarla para determinar si tiene fundamento económico o legal evidente.
- Si no lo tiene, pasa a ser sospechosa. Ese es el puente al capítulo siguiente.
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas deberán establecer e implementar políticas, procedimientos, controles y sistemas de monitoreo de todas las transacciones y operaciones que realizan, adecuados al volumen y complejidad de sus actividades, que generen alertas en función del Riesgo LD/FT/FPADM a las que están expuestas y les permita identificar transacciones inusuales con prontitud.
Identificada una transacción inusual, concluida o no, la Persona Obligada deberá examinarla, llevando a cabo las medidas de debida diligencia del cliente que corresponda, a efecto de determinar si la misma tiene o no un fundamento económico o legal evidente. En caso de establecer que la transacción inusual, carezca del mencionado fundamento, deberá considerarse como transacción sospechosa.
Transacción inusual: Es una transacción, operación o acto que por su monto, características o frecuencia no se ajusta al perfil de riesgo del cliente, sin una justificación económica o legal razonable.
En Observia: Caso → «Revisión de operación inusual»
Qué queda de constancia
- Queda la constancia del examen incluso cuando la conclusión es que la operación tenía fundamento — que es justo la parte que suele faltar cuando alguien pregunta después.
Capítulo 8
Reporte de transacciones sospechosas (RTS)
Acá no hay exención: el resguardo del Art. 41 es solo para servicios de tipo jurídico, y no alcanza a la actividad inmobiliaria.
- Se reporta «con prontitud», de forma exclusiva y confidencial, y por medio del oficial de cumplimiento.
- No hay reporte en cero: se reporta cuando hay una sospechosa.
- El Art. 38 prohíbe revelar a terceros que se remitió un RTS o que se está examinando una operación. Eso incluye al cliente.
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas deberán reportar con prontitud todas las transacciones sospechosas, de forma exclusiva y confidencial a la Superintendencia de Bancos a través de la IVE, por medio de su oficial de cumplimiento. Para efectos de la presente Ley, su reglamentación y otras disposiciones aplicables, el reporte de transacciones sospechosas podrá denominarse RTS.
En Observia: Presentaciones IVE → tipo «RTS», ligado al caso
Qué queda de constancia
- El RTS queda ligado al caso y al examen que lo originó, de modo que el expediente muestra la secuencia completa: alerta, examen, decisión y remisión.
Nota — Observia prepara el contenido y guarda la constancia; la remisión la hace el oficial por el canal que la IVE determine.
Capítulo 9
Efectivo desde US$ 10,000
En inmobiliaria es la obligación que se activa más seguido, y la palabra que importa es «estructurada».
- El registro es diario, de toda transacción en efectivo igual o mayor a diez mil dólares o su equivalente en cualquier divisa.
- «Sea única o estructurada»: varios pagos menores que suman el umbral cuentan igual. Partir el pago no lo saca del registro.
- Además del registro, hay que remitir a la IVE un reporte periódico de esas transacciones.
- Registrar no es reportar como sospechosa: son obligaciones distintas y una operación puede estar en el registro sin ser sospechosa.
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas deberán llevar y mantener un registro diario de toda transacción en efectivo, sea única o estructurada, que reciba de sus clientes, igual o mayor de diez mil dólares (≥US$ 10,000.00) de los Estados Unidos de América o su importe equivalente en moneda nacional o cualquier otra divisa. Adicionalmente, las Personas Obligadas deberán remitir a la Superintendencia de Bancos a través de la IVE un reporte periódico de las referidas transacciones.
En Observia: Formatos → «Registro diario de operaciones en efectivo»
Qué queda de constancia
- El registro se lleva por día con la constancia de cada operación, y la remisión periódica queda como una presentación con su acuse.
Nota — La periodicidad del reporte a la IVE y sus medios los define la reglamentación, que aún no se emite.
Capítulo 10
Revisión anual del programa
Una vez al año hay que evaluar si el programa funciona — y el decreto dice quién puede hacerlo, con una salida para quien no tiene auditoría interna.
- Se evalúa el cumplimiento Y la efectividad: que exista el control y que además sirva.
- Lo hace la auditoría interna, «o quien haga sus veces», o auditores especializados de su elección. Un negocio sin auditoría interna no queda fuera de la norma ni obligado a crear un departamento.
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas deben establecer los procedimientos para evaluar anualmente el cumplimiento y efectividad de los programas de prevención LD/FT/FPADM, contenidos en su respectivo manual, a través de su auditoría interna o quien haga sus veces o los servicios de auditores especializados de su elección.
En Observia: Entregable de evidencia — exporta el estado de cada control con su respaldo
Qué queda de constancia
- El expediente que Observia exporta le da al auditor el estado de cada control y la evidencia que lo respalda, con índice y huella digital de cada pieza.
Capítulo 11
Conservación de la información
Cinco años contados desde momentos distintos, y diez años más de conservación digital que a la mayoría de los obligados no les toca — a usted sí.
- Lo relacionado con las transacciones u operaciones —toda la documentación, los expedientes y los registros, en papel o digitales—: cinco años desde que éstas terminan.
- La documentación, correspondencia comercial, expedientes y resultados de los exámenes: cinco años desde que termina la relación de negocios con el cliente, o desde la transacción ocasional.
- Los registros tienen que bastar para reconstruir íntegramente la operación.
- Y acá viene lo que sí le suma: transcurrido ese plazo mínimo, el Art. 34 exige diez (10) años adicionales de conservación en medios digitales o electrónicos, en condiciones que garanticen su integridad, correcta lectura, inalterabilidad y adecuada conservación.
- Esa obligación adicional se limita a las literales a) y b) del Art. 3, y las casas de empeño están en la literal b). A una inmobiliaria o a un comercio de vehículos —literal c)— no les aplica; a usted sí.
- En la práctica son quince años de horizonte para lo digital, no cinco.
Lo que dice la ley, textual
Las Personas Obligadas deberán conservar toda la documentación, expedientes y registros físicos, digitales o electrónicos relacionados con las transacciones u operaciones realizadas, por un plazo mínimo de cinco (5) años contados a partir de la finalización de estas. Dichos registros deberán ser suficientes para permitir la reconstrucción íntegra de las transacciones u operaciones realizadas con sus clientes.
Asimismo, las Personas Obligadas deberán conservar la documentación, correspondencia comercial, expedientes, resultados de análisis o exámenes realizados, así como demás registros relacionados con el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley, su reglamentación y demás disposiciones aplicables, por un plazo mínimo de cinco (5) años contados a partir de la finalización de la relación de negocios con el cliente o de la realización de la transacción ocasional.
…medios digitales o electrónicos por un plazo mínimo adicional de diez (10) años, en condiciones que garanticen su integridad, correcta lectura, inalterabilidad y adecuada conservación. Esta obligación de conservación digital adicional será aplicable únicamente a las Personas Obligadas comprendidas en las literales a) y b) del artículo 3 de la presente Ley.
En Observia: Cada caso conserva su expediente; «Entregable de evidencia» lo exporta completo
Qué queda de constancia
- Los archivos se guardan con retención inmutable: durante el plazo no se pueden sobrescribir ni borrar, tampoco por un administrador.
- El expediente se exporta con índice y huella digital de cada pieza, que es lo que permite sostener que lo entregado es lo que se guardó.
- La huella digital de cada pieza es también lo que sostiene la «integridad, correcta lectura e inalterabilidad» que el Art. 34 exige durante los diez años adicionales.
Nota — El plazo adicional corre sobre medios digitales o electrónicos. Cómo se cuenta respecto de lo que solo existe en papel es una lectura que le corresponde a su asesor.
Para cerrar
Preguntas para su asesor
Estas no las responde Observia, y preferimos decirlo antes de que las descubra usted.
- 1.El decreto repite que el programa debe ser «proporcional a la naturaleza, volumen y complejidad» de sus actividades. ¿Qué es proporcional para el tamaño de su operación, y qué estaría de más?
- 2.Si opera como comerciante individual, el Art. 18 le permitiría llevar la función de cumplimiento en persona, pero sujeto a «las condiciones reglamentarias definidas» y ese reglamento no se ha emitido. ¿Designa suplente mientras tanto?
- 3.El Art. 22 exige poder demostrar que el alcance de la diligencia fue adecuado al riesgo asignado. ¿Con qué evidencia piensa sostener esa proporción?
- 4.Los umbrales que disparan la debida diligencia por actividad los fija la reglamentación, que aún no existe. ¿Qué umbral interno usa mientras tanto?
- 5.El Art. 43 obliga a controlar permanentemente si sus clientes están designados en las listas del Consejo de Seguridad de la ONU. ¿Cómo lo está haciendo hoy?